Pushdiensten en Hosted Exchange, veel gestelde vragen. «

PocketInfo is een vooruitstrevende organisatie die altijd op zoek is naar nieuwe uitdagingen en probeert zijn community te voorzien van informatie over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Mobiele technologie.
PocketInfo was er dan ook zeer snel bij toen bekend werd dat Microsoft in navolging op RIM (de producent van BlackBerry) bezig was met de ontwikkeling van Push diensten.

Wat zijn nu eigenlijk Push diensten?

Het woord Push zegt het eigenlijk al, vrij vertaald betekend Push, vooruit duwen. Op zich zou je hiermee het antwoord al hebben op de vraag wat is nu een Push dienst. Simpel het forwarden oftewel vooruit duwen van een dienst. Blijft natuurlijk de vraag welke dienst? Het antwoord hierop is eigenlijk heel simpel, het forwarden van taken, email en afspraken die je voorheen alleen kon verkrijgen door in te loggen op een server of door een connectie te maken met de bron middels ActiveSync.
Push diensten lijken op SMS, op het moment dat iemand hiertoe een opdracht geeft ontvang jij op je device een tekstbericht. De push diensten gaan alleen verder, door in plaats van slechts een tekstbericht zoals bij SMS een afspraak, een email met eventuele bijlages of taak direct aan je door te sturen. Om gebruik te kunnen maken van push diensten heb je een Exchange server nodig, een veel aangeboden variant hierop is het Hosted Exchange. Voor veel mensen is het zeer gecompliceerd om een eigen Exchange server op te zetten en deze te blijven onderhouden, speciaal voor deze mensen biedt Hosted Exchange een ideale oplossing.

Wat is Hosted Exchange?

Mobiliteit & flexibiliteit:
Overal en altijd met diverse apparaten (PC, notebook, PDA, (Smart) GSM, etc.) toegang tot e-mail, contacten, taakbeheer, agenda, etc. Zelfs het delen van functionaliteiten met collega’s behoort tot de mogelijkheden.

Gemak & efficiëntie:
Hosted Exchange biedt extra voordelen zoals, volledig beheerde en schaalbare oplossingen om e-mail op professionele wijze te organiseren. Enerzijds als professionele oplossing voor organisaties met buitendienst medewerkers en thuiswerkers. Anderzijds als volledige oplossing voor organisaties die niet willen investeren in het onderhoud en beheer van hardware en de benodigde licenties.

Hoe werkt Hosted Exchange?

Een gebruiker surft met een normale webbrowser naar de locatie waar de Hosted Exchange omgeving is gehuisvest op internet. Vervolgens logt de gebruiker in en worden de toegangsrechten gecontroleerd. Indien akkoord krijgt de gebruiker toegang tot zijn diensten.
Verder werkt Hosted Exchange nagenoeg hetzelfde als wanneer de Microsoft Outlook omgeving lokaal op een PC geïnstalleerd is. Met als belangrijk verschil dat de webbased omgeving nu toegankelijk is via verschillende apparaten en dat de informatie van de functionaliteiten overal en altijd toegankelijk is via internet en mobiele verbindingen. Via Hosted Exchange is het ook mogelijk om meerdere agenda’s van verschillende personen te synchroniseren, op deze manier kun je dus op een eenvoudige manier samenwerken en samen plannen op afstand.

Hoe veilig is Hosted Exchange?

De Hosted Exchange omgeving wordt beheerd door een provider, de meeste providers zullen er alles aan doen om hun aangeboden diensten zeer goed te beveiligen. Uiteraard is het zoeken naar de juiste aanbieder een hele klus en hier moet je de nodige aandacht en tijd in stoppen. Dat betekent dat je goed moet kijken naar zaken als; worden er regelmatig back-ups gemaakt, maar ook dat er veel aandacht wordt besteed aan virusscanning en spamfiltering om jouw veiligheid te optimaliseren.

Wat is het verschil tussen Hosted Exchange en een Windows Exchange Server?

In feite is er geen verschil. Het enige verschil is dat bij Hosted Exchange de server beheerd wordt door een derde. Deze draagt zorg voor de hard- en software en zorgt ervoor dat jij als gebruiker alle faciliteiten krijgt om gebruik te kunnen maken van de Exchange diensten. Bij het gebruik van een eigen Windows Exchange server dien je zelf zorg te dragen voor het beheer/onderhoud en operationeel houden van de diensten. Vooral voor grotere bedrijven of mensen met veel ervaring op IT gebied is het geen probleem om een eigen Windows Exchange Server op te zetten en te onderhouden. Hosted Exchange is voornamelijk ideaal voor mensen die geen tijd/kennis/geld uit willen geven aan dure hard- en software en toch gebruik willen maken van alle diensten.
In feite kun je Hosted Exchange het beste vergelijken met het hosten van websites. Sommige mensen hebben thuis of in hun bedrijf een eigen server staan die verbonden is met het internet om aldaar hun eigen websites op te draaien. Dit is een zeer kostbare en tijdrovende aangelegenheid omdat er permanent veel aandacht aan onder andere de beveiliging moet worden besteed. Veel mensen kiezen er dan ook voor om de dienst uit te besteden aan bedrijven die zich hierin volledig hebben gespecialiseerd. Deze bedrijven bieden alle functionaliteiten om websites en andere zaken op het internet te laten draaien. Als je nu Hosted Exchange hiermee vergelijkt dan zie je dat de Exchange server wordt onderhouden door een bedrijf en jij kunt tegen een vooraf afgesproken bedrag gebruik maken van hun diensten.

Voor wie is de Pushdienst/Hosted Exchange nu eigenlijk geschikt?

De Pushdiensten bieden een gigantische vooruitgang voor een groot aantal mensen. In principe is de Pushdienst voor iedereen geschikt, maak je echter geen gebruik van de mogelijkheid om te emailen of om afspraken te noteren dan kun je jezelf afvragen of de Pushdienst wel nuttig is. De meeste mobiele gebruikers zullen echter zeer veel baat vinden bij de nieuwe diensten omdat ze niet langer op zoek hoeven te gaan naar een beschikbaar Accesspoint om hun email uit te kunnen lezen. Zeker als je snel informatie nodig hebt die je per mail ontvangt kan het van wezenlijk belang zijn dat je deze info direct tot je beschikking hebt.
Waar de functionaliteit uitermate geschikt voor is, is het realtime kunnen bijwerken van je afspraken.

Een voorbeeld:
Een makelaar heeft in een dorpje 10 kilometer verder een afspraak om een huis te bezichten, op het moment dat hij bezig is met de bezichtiging ontvangt hij van zijn secretaresse een nieuwe afspraak in hetzelfde dorp waar hij zich op dat moment al bevind. Hij hoeft dus niet eerst terug te rijden naar zijn kantoor om er vervolgens achter te komen dat hij weer terug kan rijden. Voorheen moest de secretaresse hem altijd telefonisch benaderen, iets wat in sommige situaties totaal ongepast was. Door nu gebruik te maken van de Pushdienst verschijnt automatisch op zijn device zijn nieuwe afspraak. Gevolg hiervan is dat er minder frustraties zijn en er geen onnodig tijdverlies optreedt.
Dit is zo maar een voorbeeld uit de dagelijkse praktijk, uiteraard zijn er nog veel meer voorbeelden te noemen. Ben je dus veel op pad, of wil je snel kunnen beschikken over informatie dan is de Pushdienst absoluut iets voor jou.

Heb je voor Push diensten Hosted Exchange nodig?

Het antwoord is ja en nee. Zoals al eerder gesteld is het niet noodzakelijk om gebruik te maken van Hosted Exchange. Mensen met een eigen Exchange server kunnen zelfstandig deze diensten draaien.

Biedt Hosted Exchange je ook samenwerkingsmogelijkheden met bijv. collega’s?

Ja, een van de belangrijkste speerpunten van Hosted Exhange is de verregaande mogelijkheid om samen te werken. Denk hier bijvoorbeeld aan het delen van agenda’s en contacten, elkaar uitnodigen voor vergaderingen etc. De configuratie van de groepen mensen waarmee je wilt samenwerken vind plaats in Microsoft Outlook. Je kunt hier de rechten voor een groep bepalen en zo mensen toegang geven tot je gegevens. Hierbij bepaal jezelf of mensen rechten krijgen om alleen te lezen of ook om te schrijven.

Zijn Pushdiensten al beschikbaar voor Windows Mobile?

Op dit moment is de Pushdienst nog niet beschikbaar, dit komt door het ontbreken van de Windows Mobile 5.0 Messaging and Mobility Pack. Dit heb je nodig om gebruik te kunnen maken van de Pushdiensten. Uit informatie van Microsoft blijkt dat er naar verwachting medio maart 2006 voor het eerst gebruik kan worden gemaakt van deze geweldige toevoeging aan het Windows Mobile platform. Wil je meer weten over deze diensten kijk dan hier: Microsoft Exchange Server 2003 Mobile Messaging

Waarom schrijven jullie nu al over een dienst die nog niet beschikbaar is?

Dit antwoord is tweeledig. Ten eerste is het verstandig om je al in een vroeg stadium voor te kunnen bereiden op komende veranderingen. Je kunt jezelf de vraag stellen of je goed bent voorbereid op de komende veranderingen, moet je misschien nieuwe hard-software aanschaffen, etc.
Ten tweede is het al wel mogelijk om een volledige Microsoft Exchange server in te richten die je straks na het uitkomen van het service pack gelijk kunt gebruiken.
Ondanks dat de Pushdiensten nog niet beschikbaar zijn, vanwege het ontbreken van het servicepack, kan er al wel gebruik worden gemaakt van Hosted Exchange. Het is dus mogelijk om al je afspraken, taken en email draadloos te kunnen synchroniseren.

Wat kost Hosted Exchange/push dienst eigenlijk?

Als je gaat kijken op de markt van de aanbieders van Hosted Exchange diensten dan zie je redelijk grote verschillen, dit heeft te maken met de aangeboden diensten. Zoals al eerder is geopperd is het zaak goed na te denken voordat je een besluit neemt. Want goedkoop blijkt soms duurkoop te zijn. Naast de vaste kosten die je betaald voor het gebruik van een Hosted Exchange server, heb je uiteraard ook nog de kosten voor het ontvangen en verzenden van data over het internet. Als je gebruik maakt van een WiFi verbinding dan zijn deze kosten beperkt tot de eenmalige aanschaf van een router/accesspoint en een adsl/kabel abbonnement. Als je echter geen WiFi verbinding kunt gebruiken en bent aangewezen op GPRS of UMTS dan gaan de kosten via je telecomprovider. Het ligt buiten het bereik van dit artikel om een compleet overzicht te geven van alle kosten per provider, hiervoor kun je het beste een bezoek brengen aan de site van je telecomprovider.
Wat wel van belang is, is de vraag hoeveel data je nu gebruikt met het gebruik van de Hosted Exchange diensten. Het versturen van een email in platte tekst is ongeveer 3 a 4 Kb, als je een plaatje insluit of een WORD document als bijlage verstuurd dan wordt het uiteraard meer, je moet dan afhankelijk van de resolutie van het plaatje of de grootte van je WORD-document denken aan een bestandsgrootte van ommenabij de 50 tot 100Kb. Het verzenden van email is in feite afhankelijk van de gebruiker zelf en moeilijk van te voren te bepalen. Hoe groter je bijlages zijn hoe meer dataverkeer er is en hoe hoger de kosten liggen.
Het versturen van een afspraak of taak via internet is iets waarvoor zeer weinig dataverkeer nodig is, een simpele afspraak verzenden is minder dan 1 Kb.

Waar je wel voor op moeten letten is het gebruik van GPRS in het buitenland, het zogenaamde Roaming. Bij Roaming maak je gebruik van internationale netwerken waarvoor absurd hoge bedragen moeten worden betaald. Voor bijvoorbeeld het gebruik van GPRS in het buitenland betaal je bij Orange al 15,00 euro per MB.
Toch zullen de kosten voor het gebruik van een Hosted Exchange dienst in de praktijk erg meevallen omdat zoals al eerder gesteld het verzenden en ontvangen van taken, afspraken en normale email berichten niet zoveel dataverkeer genereren.

Conclusie

Push diensten en Hosted Exchange is iets waar vele al jaren op hebben gewacht. Vooral het probleem dat er wederom een apart device aangeschaft diende te worden om gebruik te kunnen maken van Push diensten was voor vele een belemmering om het te gaan gebruiken. RIM had uiteraard al eerder een goede oplossing maar een navigatieprogramma als TomTom werkte dan weer niet op de BlackBerry. Nu Microsoft binnen afzienbare tijd met een oplossing komt in de vorm van het servicepack heb je alle mogelijkheden binnen handbereik. Tot die tijd kun je al gebruiken maken van de diensten van Hosted Exchange, dus al je afspraken, taken en email kun je nu al draadloos synchroniseren. Zodra de Pushdienst beschikbaar wordt hoef je niet meer zelf in te loggen maar kunnen alle diensten rechtstreeks naar je device worden geforward.
Hosted Exchange ontlast de gebruikers van een aantal lastige zaken, zoals het inrichten en onderhouden van een Microsoft Exchange Server. De aangeboden Hosted Exchange is een veilige en betrouwbare oplossing voor al diegene die overal en altijd willen beschikken over al hun gegevens.