mou1871 - vrijdag 19 oktober 2007, 15:15 - Software
Er zijn al een aantal publicaties verschenen over het gebruik van Windows Mobile 6 en Exchange 2007. Maar wat is precies de waarde wanneer Exchange 2007 in combinatie met Windows Mobile 6 wordt gebruikt? Mischa Oudenbroek legt het uit.
Er is al veel geschreven over de functionaliteit van Windows Mobile 6 en Exchange 2007 afzonderlijk. Maar wat is precies de toegevoegde waarde wanneer beide in combinatie worden gebruikt? Dit artikel zal hierop een antwoord geven. Daarnaast zal hierin worden beschreven wat de mogelijkheden zijn van het gebruik van de telefonische inbeldienst van Exchange. En vervolgens zal het artikel worden afgesloten met een beschrijving van spraaknotities binnen Outlook Mobile van Windows Mobile 6.
Mail op server
Microsoft heeft een functie binnen Windows Mobile 6 geïntegreerd voor het doorzoeken van e-mail op de Exchange 2007-server en dat is mijns inziens een interessante ontwikkeling. Het gebeurt regelmatig dat gebruikers niet alle e-mail binnen zijn/haar postbus synchroniseren met een Windows Mobile 6 apparaat. Zo vind ik het niet nodig om bepaalde e-mail-archiefmappen op mijn mobiele apparaat beschikbaar te hebben, dit in verband met de beperkte opslagcapaciteit op een mobiel apparaat . Met behulp van deze functionaliteit kan een specifiek mailtje dat niet beschikbaar is op het mobiele apparaat, op de server worden opgezocht .

Door Outlook op het mobiele apparaat te openen, kun je rechtsonderdaan in het menu de optie ‘Server doorzoeken’ selecteren om een specifiek mailtje op te zoeken. Je geeft hiervoor je zoekcriteria in en het mobiele apparaat toont vervolgens overzichtelijk de resultaten op het scherm.
E-mail voor opvolgen
Exchange 2007 ondersteunt het gebruik van vlaggen voor opvolgen op Windows Mobile 6 apparaten. Zo’n vlag geeft aan of een betreffende e-mail opgevolgd dient te worden en zal bij het markeren automatisch worden toegevoegd aan de takenlijst van Outlook. Het gebruik van deze vlaggen kan bijvoorbeeld handig zijn als je herinnert wilt worden aan e-mail die nog voor een bepaalde tijd beantwoord dient te worden.
Als een e-mail op een Windows Mobile 6 voor opvolgen gemarkeerd dient te worden dan zijn deze markeringen bij de eerstvolgende synchronisatie met de Exchange Server ook in Outlook te zien. Maar dit is ook van toepassing als markeringen binnen Outlook worden aangebracht.
Integratie met MS SharePoint
Met een SharePoint-server kunnen websites worden gebouwd die gebruikers in teamverband in staat stellen informatie uit te wisselen en samen aan documenten te werken. Microsoft heeft aan het gebruik van SharePoint op Windows Mobile 6 gedacht door een Exchange 2007 te kunnen koppelen met een SharePoint-server. En dit is een interessante ontwikkeling! Je kunt namelijk in een e-mail een link opnemen die verwijst naar een document op een SharePoint server. Door op de link te drukken wordt het betreffende document met behulp van de Office-applicatie op je mobiele apparaat geopend, waardoor het onnodig extra inloggen op SharePoint voorkomen kan worden. Vanaf nu zijn alle documenten (Word, Excel en PowerPoint) van het MS Officeformaat op SharePoint binnen ‘handbereik’!
Afspraak versus genodigde(n)
Het komt veel voor dat mensen werken in een omgeving waar gebruik wordt gemaakt van gedeelde agenda’s. Door een agenda centraal beschikbaar voor anderen te maken, hebben zij te allen tijde inzage in je beschikbaarheid op een bepaald moment. Dit bespaart veel tijd bij het inplannen van een afspraak. Onder andere met Outlook 2007 is het mogelijk om gebruik te maken van deze functionaliteit, maar in hoeverre is dit met Windows Mobile 6 mogelijk?
Mijns inziens is het helaas niet mogelijk om agenda’s van anderen met behulp van dit mobiele besturingssysteem in te zien, maar je kunt wel anderen verzoeken om deel te nemen aan een afspraak. Ook het doorsturen, beantwoorden en/of aanpassen van verzoeken van anderen behoort tot de mogelijkheden. Met behulp van een zogenaamde ‘Kalenderstrook’, die bovenaan in het scherm van de agenda te zien is, is in één oogopslag duidelijk of de benodigde uren voor een bepaalde afspraak overeenkomt met jouw beschikbare momenten.
Afwezigheidassistent
Ben je vergeten om je afwezigheidassistent tijdig in te schakelen? Vanaf nu kun je in combinatie met Windows Mobile 6 je afwezigheidassistent ‘op afstand’ activeren, zonder dat het extra raadplegen van Outlook Web Access hiervoor nodig is. Door je afwezigheidassistent op tijd in te schakelen zijn anderen op de hoogte van jouw afwezigheid. Het inschakelen kan zowel gebeuren via de agenda- of e-mailapplicatie.
Spraaknotities versus Windows Mobile
Wanneer je je mobiele apparaat koppelt met een Exchange 2007-server is het inspreken en meesturen van spraakboodschappen met Windows Mobile 6 mogelijk. Het inspreken van spraakboodschappen helpt de mobiele gebruiker langere boodschappen over te brengen zonder dat hier veel typewerk voor nodig is. Daarnaast kan deze functionaliteit handig zijn als je onderweg bent en je collega wilt informeren over de laatste ontwikkelingen en je handen zoveel als mogelijk aan het stuur wilt houden.
Je kunt een spraaknotitie inspreken door deze als bijlage in een e-mail op te nemen. Heb je eenmaal een spraaknotitie gemaakt dan is het mijns inziens niet mogelijk om deze na het inspreken af te luisteren. Dit omdat Outlook Mobile dat op het mobiele apparaat helaas niet toelaat. Wil je toch de spraaknotitie kunnen afluisteren dan zul je deze eerst naar jezelf (als e-mail) moeten sturen en dan kun je de betreffende spraaknotitie op het mobiele apparaat openen. De ontvanger van de spraaknotitie zal deze in bijvoorbeeld Outlook ontvangen in WAV-formaat.
Telefonisch toegang tot Exchange-data
Microsoft heeft in de laatste versie van Exchange 2007 een functionaliteit ingebouwd waarmee het telefonisch uitluisteren van Exchange data mogelijk is. Onder Exchange data valt onder andere de volgende items: ‘E-mail’, ‘Kalender’ en ‘Contactpersonen’. Om deze items te kunnen uitluisteren bel je naar een telefoonnummer en geef je vervolgens met behulp van de toesteltoetsen je toestelcode en pincode in om jezelf op het netwerk te autoriseren. Vervolgens krijg je te horen dat je verbonden bent met Microsoft Exchange en dat allemaal in een Nederlands gesproken computertaal (andere gesproken talen zijn ook mogelijk).
Ben je eenmaal telefonisch geautoriseerd op het bedrijfsnetwerk dan kun je met behulp van je toesteltoetsen door het menu bladeren. In het menu heb je vervolgens de mogelijkheid om je e-mail uit te luisteren, de eerstvolgende afspraak na te gaan en om contactpersonen op te zoeken. Het is eenvoudig om door het menu heen te bladeren. Bij elke keuze die je maakt kun je eenvoudig terug naar het vorige menu gaan en toetsopdrachten intoetsen zonder dat het uitluisteren van bepaalde boodschappen nodig zijn.
In het onderdeel e-mail uitlezen, heb je de mogelijkheid om de laatst ontvangen e-mail afzonderlijk af te luisteren en deze kun je vervolgens beantwoorden door een boodschap in te spreken of te verwijderen. Helaas blijkt dat het niet mogelijk is om bij andere personen, die niet deel uitmaken van de Outlook contactlijsten, een e-mail in te spreken. Heb je een e-mail ingesproken en ‘goedgekeurd’ dan zal deze naar de betreffende persoon worden verstuurd. De ontvanger zal daarna deze e-mail met een geluidsopname ontvangen. Of de ‘kantoormensen’ zitten te wachten op het kunnen uitluisteren van een spraaknotitie zal de toekomst moeten uitwijzen.

Je kunt naast het uitluisteren van e-mail ook telefonisch een contactpersoon opzoeken door een e-mailadres of achternaam in te bespreken. Ook het nagaan van afspraken in de Outlook agenda behoort tot de mogelijkheden. De afspraken worden één voor één telefonisch uitgesproken. Je hebt dan later de mogelijkheid om een bepaalde afspraak te annuleren.
Al met al is het telefonisch uitluisteren van Outlook-items goed te doen. De telefonische omgeving van Exchange 2007 is mijns inziens goed bruikbaar als je bijvoorbeeld de laatste e-mail wil uitluisteren en/of bepaalde afspraken in je agenda telefonisch wilt annuleren. Maar ik heb mijn vraagtekens bij de telefonische computertaal. In sommige gevallen ging het uitspreken van bepaalde mailadressen door ‘de computerstem’ veel te snel en is soms helemaal niet verstaanbaar, waardoor het opnieuw uitluisteren van de betreffende e-mail nodig was. Ook heb ik mijn vraagtekens bij het intoetsen van de vele telefoontoetsen tijdens het gebruik van deze telefonische omgeving. Voor de mensen die vaak tijdens kantoortijden op de weg zitten, kan het lastig zijn om door de vele benodigde telefoontoetsen door het menu te navigeren. Of de telefonische omgeving een goede aanvulling is voor deze mensen is maar de vraag.
De telefonische omgeving van Exchange kan worden beschouwd als een aanvulling op de bestaande Exchange-faciliteiten (zoals gebruik van Outlook, Web Acces, Push mail, etc.) en zal momenteel nooit het gebruik van Windows Mobile 6 en Outlook compleet kunnen vervangen. De telefonische omgeving van Exchange is ideaal voor mensen die snel hun laatste e-mail willen uitluisteren of een afspraak willen verzetten.
Dit artikel beschrijft de functionaliteiten van Windows Mobile 6 en Exchange 2007. De functionaliteiten die in dit artikel worden aangehaald, zijn alleen aanwezig indien je deze applicaties samen gebruikt. Mocht je zelf geïnteresseerd zijn in het uittesten van deze functionaliteit dan kun je met behulp van een Windows Mobile 6 PDA een proefaccount aanvragen op de Nederlandse site van Microsoft (onder de rubriek “Server”).
Auteur: Mischa Oudenbroek